Werkgebieden

(weg)Werkwijze(r)

Inleiding

Graag nemen we u, voordat we echt toekomen aan de werkgebieden en de actualiteiten daarin, mee bij onze interne werkprocessen en maken we u wegwijs met onze werkwijze, zodat u weet hoe we proberen het werk weg te werken.

Dat doen we met name om uit te leggen waarom het toch zo lang duurt voordat u bij ons terecht kunt of wij aan uw dossier kunnen beginnen en zo proberen we inzicht te verschaffen in hoe iets toch gaat op een notariskantoor.

Ook vindt u hieronder hoe snel u bij ons terecht kunt en wat de doorlooptijden momenteel zijn.

Fifo

Het is druk in het notariaat.

We verwachten dat de drukte zal aanhouden of nog zal toenemen.

Daarbij lijkt het steeds moeilijker om bekwame notariële collega's te vinden.

Het is (dus) belangrijk zo efficiënt mogelijk te werken.

Daarbij vinden we dat de dossiers die het eerste binnen zijn gekomen ook het eerste weer moeten worden verzonden. Dat is immers wel zo eerlijk.

We werken dus FIFOtechnisch, ofwel via het principe van First In First Out ofwel wat het eerste binnenkomt moet het eerste de deur weer uit.

Drie lijnen

Daarbij zijn er drie lijnen van werkzaamheden te onderscheiden:

1. lijn 1: de directe werkzaamheden (DW) voor direct aandacht behoevende zaken. Denk aan telefoontjes, betalingen die elke dag gedaan moeten worden, cliënten die binnenlopen, cliënten die een afspraak hebben, aktepasseringen en dossiers waarbij akten zijn gemaakt waarin een aflosnota binnenkomt, een vraag is of er een verandering in een akte wordt gevraagd en waarbij er echt sprake is van spoed;

2. lijn 2: de nakijk, overleg en controle werkzaamheden (CW) voor dossiers van collega's die door andere collega's gecontroleerd of nagekeken moeten worden of waarbij intern overleg nodig is;

3. lijn 3: de productiewerkzaamheden (PW); dit is het daadwerkelijk maken van notariële akten en het daadwerkelijk behandelen van dossiers.

Opschalen

Voordat een collega van lijn 1 naar lijn 2 kan opschalen moet lijn 1 klaar zijn en voordat een collega van lijn 2 naar lijn 3 kan opschalen moet ook lijn 2 klaar zijn. Om deadlines te kunnen halen moet er zoveel mogelijk in lijn 3 gewerkt worden en dat lukt heel vaak niet door drukte.

Telefonische bereikbaarheid

Om zoveel mogelijk in lijn 3 te kunnen werken hebben we vanaf juli 2025 in de middag de telefoon op de niet-beschikbaarheidstand staan (zie ook openingstijden), zodat ook onze notariële medewerkers die doorgaans de telefoon opnemen tijd hebben voor hun lijn 3 werkzaamheden.

E-mail

Ook is het goed dat we niet de gehele dag door inkomende e-mail gestoord worden, zodat we in lijn 3 kunnen blijven werken.

Dat betekent uit praktisch oogpunt dat alle voor 10:00 ingekomen mailberichten op een werkdag in lijn 1 worden gezet, met name die mailberichten met losse vragen die zijn ingekomen via info@notarisoudewater.nl, en dat we die diezelfde werkdag proberen te beantwoorden en alle nadien ingekomen berichten zoveel mogelijk één, uiterlijk twee, werkdagen later proberen te beantwoorden.

Het kan ook zijn dat u van ons een wizard afwezigheid krijgt met deze tekst:

"Dank voor uw e-mailbericht.
Op dit moment ben ik bezig met afspraken, nakijkwerkzaamheden en productiewerkzaamheden.
Ik hoop uiterlijk binnen twee werkdagen naar uw verzoek of vraag te kunnen kijken en daarop te kunnen reageren.
Voor meer informatie over onze werkwijze verwijs ik graag naar www.notarisoudewater.nl/werkgebieden".

Weekplanningen

Daarbij is er meer in het leven dan werken, alhoewel dat een groot deel van het leven is.

Maar aan alles komt een eind en dus moet ook aan een werkdag en aan een werkweek echt een eind komen.

Mochten we de planning niet halen en dus te weinig in lijn 3 hebben kunnen werken, dan moet het maar zo zijn dat alles op volgorde opschuift in de tijd.

We plannen werkzaamheden zoveel mogelijk per week in, maar ook daar zit een beperking aan de hoeveelheid aan. Als we proberen in te schatten hoeveel lijn 3 dossiers iedere collega kan maken in een week en hoe lang het duurt voordat een andere collega de controle daarvan gedaan heeft gekregen, dan kunnen we precies inschatten wanneer een dossier ingepland en opgepakt kan worden. Dit is in de praktijk best een uitdaging

Hoe snel kunt u terecht kan uw dossier dan opgepakt worden?

Momenteel zit de agenda, maar ook de werkplanning, de komende twee tot twee en halve maand al vol met afspraken.

-Afspraak

Dat betekent dus dat als u nu belt voor een afspraak of iets wilt laten doen er in beginsel twee tot twee en halve maanden te overbruggen is voordat uw dossier aan de beurt is of u bij ons terecht kunt.

Houdt u er rekening mee dat een reguliere afspraak ongeveer een half uur tot drie kwartier duurt (meer tijd is er ook vaak niet beschikbaar).

-Akte Online aangevraagd?

Is de akte via onlinekanalen binnengekomen?

Dan kan het twee tot twee en halve maand duren voordat we uw afspraak kunnen inplannen.

- Akte door ons zelf gemaakt, vaak na een intakegesprek op kantoor?

Is uw akte, die door ons zelf is gemaakt, gereed en bent u akkoord met de inhoud?

Dan kunnen we de afspraak inplannen.

Omdat we steeds meer onlinedossiers krijgen via de diverse onlineaanbieders, hebben we vanaf april 2026 elke dag 1 tijdvak gereserveerd voor het passeren van onze eigen productielijnen, zodat u niet - na een wachttijd voor het intakegesprek en een wachttijd totdat de concepten klaar zijn - nog eens twee maanden moet wachten na uw akkoord op de concepten op de ondertekening, maar als het goed is nadien redelijk snel terecht zou moeten kunnen.

Vraagt u ernaar bij het maken van de afspraak!

-Opdracht om iets te gaan maken: familiepraktijk

Komt u voor een bespreking op een datum en geeft u tijdens (of na) die bespreking opdracht om aan de slag te gaan?

Dan volgt daarna wederom een nieuwe wachttijd want na opdrachtverlening dienen de bestelde akten nog gemaakt worden en dat gaat ook weer op basis van binnenkomst en dat komt dan op de "rol" voor de desbetreffende afdeling die deze eerste opzetten maakt (voor hen in lijn 3).

Is de akte gereed gemaakt na deze doorlooptijd, dan gaat hij van de derde lijn van die eerste collega's naar een tweede controlelijn van een andere collega en een tweede collega kijkt dan de akte en het dossier weer door en moet ook daar de tijd eerst weer voor vinden.

Ook daar gaat weer wat tijd overheen en daar begint weer even een nieuwe wachttijd.

Per dossiersoort hebben we vaak één of twee collega's die die eerste opzet van die akten maken.

Bij testamentendossiers (ook dossiers aangaande huwelijkse voorwaarden, samenlevingscontracten, schenkingsdossiers en levenstestamentendossiers) is de wachttijd na het hebben van dat intakegesprek of na opdrachtverlening op dit moment ongeveer 6 a 7 weken (soms meer, soms minder) voordat we een concept kunnen toezenden.

Heeft u dan het concept gekregen en is deze akkoord?

Pas dan boeken we de afspraak graag in om te komen tekenen en ook daar is weer de wachttijd zoals hierboven omschreven.

-Opdracht om iets te gaan maken: vennootschapspraktijk

Bij de oprichting van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of andere werkzaamheden in de vennootschapspraktijk kunnen we de werkzaamheden inplannen en opstarten na het verlenen van de opdracht op een termijn van ongeveer 4 weken (eerder kunnen we er niet aan beginnen en we proberen het weer per week in te plannen en u een richtlijn te geven wanneer we eraan starten).

Heeft u dan het concept gekregen en is deze akkoord?

Pas dan boeken we de afspraak graag in om te komen tekenen en ook daar is weer de wachttijd zoals hierboven omschreven (die dan dus niet weer twee maanden zou moeten zijn, maar veel korter door gereserveerde tijdblokken).

- Opdracht: onroerend goed en koopovereenkomsten die we ontvangen

Voor onroerend goed dossiers zijn we ook afhankelijk van de agenda en de interne planningen. Op dit moment kunnen we uw dossier inplannen over 2 maanden zodat we genoeg voorbereidingstijd hebben voor de akte en aflosnota's en dergelijke.

Wilt u ook afstemmen of een koopovereenkomst kan worden uitgevoerd op een datum die u en de eventuele makelaar in gedachten hebben? We krijgen vaak koopovereenkomsten we zijn heel graag van dienst, maar het moet natuurlijk wel in de agenda en in de planning passen en op korte termijn lukt het niet om het dan op te pakken.

Planning en afronding

Wilt u met het bovenstaande rekening houden met uw planningen?

Dank voor uw aandacht en we hopen dat het bovenstaande uitlegt en verduidelijkt waarom het soms zo lang duurt voordat uw dossier aan de beurt is.

We doen ons best met ons team en alhoewel de wachttijden wat lang zijn hebben we ook vernomen van wachttijden bij andere notarissen die nog veel langer zijn.

U bent dus bij ons nog steeds aan het juiste adres en we zijn graag van dienst, maar uw afspraak maken we het liefste na alle andere afspraken en uw dossier moeten we even onderop de stapels leggen, omdat alle andere dossiers eerst binnen waren.

Met weekplanningen, wat minder telefonische bereikbaar zijn (wat we ook vervelend vinden) en het voornemen niet direct op elk e-mailbericht te reageren hopen we op deze wijze zo efficiënt mogelijk te werken en zo doen we ons best u zo goed mogelijk van dienst te zijn.

Graag tot binnenkort op kantoor!

mr A.J.W. (Arjan) Kuiper, notaris.

WERKZAAMHEDEN

De werkzaamheden die Notariskantoor Oudewater voor u kan verrichten zijn met name op onderstaande gebieden, de drie grote "staanders" waarop notariële dienstverlening is gebaseerd.

Op deze subsite zullen de voor u van belang zijnde wetswijzigingen worden gepubliceerd, eenvoudig en overzichtelijk: per rechtsgebied. Zo weet u of het weer eens tijd is voor een bezoek aan de notaris!

ONROEREND GOED

advies bij het aangaan van een koopovereenkomst;
het opstellen van een koopovereenkomst;
het in eigendom overdragen van registergoederen,
het vestigen van zakelijke rechten zoals hypotheek, alsmede rechten van erfpacht en opstal;
het splitsen in appartementsrechten.

U kunt hier brochures downloaden, te weten:

- Een woning kopen;

- Een woning verkopen.

UBO-verklaring

Wij dienen te controleren wie de Uiteindelijk Belanghebbende (ook UBO-verklaring genoemd, waarbij UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner) is van een bepaalde partij. Om die reden kunt u gevraagd worden een UBO verklaring te downloaden en in te vullen. U vindt deze hier.

ONDERNEMINGSRECHT

het oprichten van een (naamloze – of besloten) vennootschap;
het oprichten van een vereniging of stichting;
het wijzigen van statuten van een naamloze – of besloten vennootschap, vereniging of stichting;
het verzorgen van aandelenoverdrachten;
het certificeren van aandelen.

UBO-verklaring

FAMILIEPRAKTIJK

het opstellen van akten van huwelijkse voorwaarden, samenlevingsovereenkomsten, testamenten, schenkingen en aangiften voor de erfbelasting;
behandeling van nalatenschappen;
overdracht van vermogen naar de volgende generatie (estate-planning) o.a. schenkingen.

Actueel over het nieuwe huwelijksvermogensrecht:

In 2018 is de wettelijke regeling veranderd voor mensen die met elkaar trouwen of die met elkaar een partnerschap registreren.

De basis is nog steeds de gemeenschap van goederen, maar sommige dingen blijven privé en worden daarvan uitgezonderd, met als belangrijkste hoofdregel dat alles dat er was voor het huwelijk of partnerschap wordt uitgesloten van het gemeenschappelijk zijn. U kunt hier de nieuwe KNB brochure downloaden, getiteld: "samen verder".

Over testamenten: in 2010 is de nieuwe erfbelastingwetgeving actueel geworden. De tarieven voor kinderen zijn hoger geworden. In 2010 hebben veel mensen om die reden kinderen onterfd bij het eerste overlijden en een tweetrapstestament in het leven geroepen. Maar: in 2013 is de AWBZ wetgeving (thans WLZ) weer veranderd, waardoor het weer beter is om juist wel een grote vordering als kind te krijgen bij het eerste overlijden. Dat kan trouwens ook mooie gevolgen hebben voor de erfbelasting bij het tweede overlijden. Een goede balans is anno nu van belang. En heeft u oude testamenten? Dan kan het fiscaal goed mis gaan met renteclausules... Laat uw testamenten dan ook nu checken!

U vindt onze infokaart hier. Die gaat ook over schenken op papier, levenstestamenten en andere van belang zijde notariële zaken.

Actueel: levenstestamenten

Steeds meer mensen maken levenstestamenten. Aan wie geeft u het vertrouwen ingeval u het zelf niet meer kunt? Regel het nu voor later. Levenstestamenten zijn in opmars; komt u snel langs voor een goed advies en voorkom dat het later niet goed is geregeld.

In april 2016 is er nieuwe campagne van start gegaan van de KNB, zie www.wievandedrie.nl.

Download u hier een checklist als u binnenkort langs wilt komen op kantoor.

Actueel: u kunt via deze site KNB brochures downloaden

Dit betreffen de navolgende:

- Een erfenis, wat nu?

- Hoe regel ik mijn nalatenschap?

- Samen verder, wat moeten wij nog extra regelen (de nieuwe brochure van de KNB);

- Samen verder, wat moeten wij nog extra regelen (over samenwoners of mensen die gaan trouwen, let op dit is de oude versie van de brochure);

- Wie geef ik het vertrouwen (voor levenstestamenten en dergelijke).

Verder kunt u hier de cijfers downloaden voor de erfbelasting en schenkingsvrijstellingen en tarieven.

Checkt u deze site regelmatig!