Werkgebieden
(weg)Werkwijze(r)
Drukte: hoe gaan we daarmee om?
Het is druk in het notariaat.
We verwachten dat de drukte zal aanhouden of nog zal toenemen.
Daarbij lijkt het steeds moeilijker om bekwame notariële collega's te vinden.
Het is (dus) belangrijk zo efficiënt mogelijk te werken.
Daarbij vinden we dat de dossiers die het eerste binnen zijn gekomen ook het eerste weer moeten worden verzonden. Dat is immers wel zo eerlijk.
We werken dus FIFOtechnisch, ofwel via het principe van First In First Out ofwel wat het eerste binnenkomt moet het eerste de deur weer uit.
Telefonische bereikbaarheid
Vanaf juli 2025 hebben we in de middag de telefoon op de niet-beschikbaarheidstand staan (zie ook openingstijden), zodat ook onze notariële medewerkers die doorgaans de telefoon opnemen tijd hebben voor hun andere dagelijkse werkzaamheden (denk aan aanmaken, afdraaien, afleggen, inschrijven in allerlei registers, en aktebeheer).
Natuurlijk kunt u bellen in de ochtend of 24 uur per dag / 7 dagen in de week mailen met een verzoek om teruggebeld te worden.
In verband met dagplanningen kan het zijn dat u niet dezelfde dag wordt teruggebeld en het kan ook zijn dat we u vragen hetgeen u wilt voorleggen via de e-mail te versturen.
Planning moet gaan voor het plotselinge, althans zoveel mogelijk.
Daarom past uw spontane telefoontje vaak niet heel goed in een overvolle dagplanning.
Een verzoek om teruggebeld te worden kan betekenen dat we u enige werkdagen later terugbellen. Sommige collega's concentreren het terugbellen dan op één moment op die dag en bellen dan iedereen terug zodat er de rest van de dag geconcentreerd gewerkt kan worden aan de geplande zaken.
Over de e-mail: Het is goed dat we niet de gehele dag door inkomende e-mail gestoord worden.
Dat betekent uit praktisch oogpunt dat alle losse - voor 9:30 ingekomen - mailberichten, met name die mailberichten met losse vragen die zijn ingekomen via info@notarisoudewater.nl, zoveel mogelijk dezelfde werkdag bekeken en beantwoord worden (zo mogelijk voor 10:00 uur) al is het kort met een verwijzing naar wat mogelijkheden.
Alle daarna gestelde vragen laten we dan vaak even liggen tot de volgende ronde de volgende werkdag, zodat we ons de rest van de dag kunnen concentreren op de dagplanningen.
Het kan ook zijn dat u van ons een wizard afwezigheid krijgt met deze tekst:
"Dank voor uw e-mailbericht.
Op dit moment ben ik bezig met afspraken, nakijkwerkzaamheden en productiewerkzaamheden.
Ik hoop uiterlijk binnen twee werkdagen naar uw verzoek of vraag te kunnen kijken en daarop te kunnen reageren.
Voor meer informatie over onze werkwijze verwijs ik graag naar www.notarisoudewater.nl/werkgebieden".
Weekplanningen
Daarbij is er meer in het leven dan werken, alhoewel dat een groot deel van het leven is.
Maar aan alles komt een eind en dus moet ook aan een werkdag en aan een werkweek echt een eind komen.
Mochten we de planning niet halen, dan moet het maar zo zijn dat alles op volgorde opschuift in de tijd.
We plannen werkzaamheden zoveel mogelijk per week in, maar ook daar zit een beperking aan de hoeveelheid aan.
Hoe snel kunt u terecht kan uw dossier dan opgepakt worden?
Momenteel zit de agenda, maar ook de werkplanning, de komende twee tot twee en halve maand al vol met afspraken.
Heeft u een nieuw dossier zonder harde deadline?
We nemen het graag in behandeling, maar de vraag is wel wanneer we er aan kunnen beginnen.
-Afspraak
Dat betekent dus dat als u nu belt voor een afspraak of iets wilt laten doen er in beginsel twee tot twee en halve maanden te overbruggen is voordat uw dossier aan de beurt is of u bij ons terecht kunt.
Houdt u er rekening mee dat een reguliere afspraak ongeveer een half uur tot drie kwartier duurt (meer tijd is er ook vaak niet beschikbaar).
-Akte Online aangevraagd?
Is de akte via onlinekanalen binnengekomen?
Dan kan het twee tot twee en halve maand duren voordat we uw afspraak kunnen inplannen.
- Akte door ons zelf gemaakt, vaak na een intakegesprek op kantoor?
Is uw akte, die door ons zelf is gemaakt, gereed ?
Dan kunnen we de afspraak inplannen. We proberen sinds 15 april 2026 uw dossier dan meteen in te plannen bij het versturen van de concepten.
-Opdracht om iets te gaan maken: familiepraktijk
Komt u voor een bespreking op een datum en geeft u tijdens (of na) die bespreking opdracht om aan de slag te gaan?
Dan volgt daarna wederom een nieuwe wachttijd want na opdrachtverlening dienen de bestelde akten nog gemaakt worden en dat gaat ook weer op basis van binnenkomst en dat komt dan op de "rol" voor de desbetreffende afdeling die deze eerste opzetten maakt.
Is de akte gereed gemaakt na deze doorlooptijd, dan moet het nog nagekeken worden.
Bij testamentendossiers (ook dossiers aangaande huwelijkse voorwaarden, samenlevingscontracten, schenkingsdossiers en levenstestamentendossiers) is de wachttijd na het hebben van dat intakegesprek of na opdrachtverlening op dit moment ongeveer 8 tot 12 weken (soms meer, soms minder) voordat we een concept kunnen toezenden.
Heeft u dan het concept gekregen en is deze akkoord?
Pas dan boeken we de afspraak graag in om te komen tekenen en ook daar is dan weer een wachttijd omdat de agenda zo vol zit.
-Opdracht om iets te gaan maken: vennootschapspraktijk
Bij de oprichting van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid of andere werkzaamheden in de vennootschapspraktijk kunnen we de werkzaamheden inplannen en opstarten na het verlenen van de opdracht op een termijn van ongeveer 4 weken (eerder kunnen we er niet aan beginnen en we proberen het weer per week in te plannen en u een richtlijn te geven wanneer we eraan starten).
Heeft u dan het concept gekregen en is deze akkoord?
Pas dan boeken we de afspraak graag in om te komen tekenen en ook daar is weer de wachttijd zoals hierboven omschreven (die dan dus niet weer twee maanden zou moeten zijn, maar veel korter door gereserveerde tijdblokken).
- Opdracht: onroerend goed en koopovereenkomsten die we ontvangen
Voor onroerend goed dossiers zijn we ook afhankelijk van de agenda en de interne planningen. Op dit moment kunnen we uw dossier inplannen over 2 maanden zodat we genoeg voorbereidingstijd hebben voor de akte en aflosnota's en dergelijke.
Wilt u ook afstemmen of een koopovereenkomst kan worden uitgevoerd op een datum die u en de eventuele makelaar in gedachten hebben? We krijgen vaak koopovereenkomsten we zijn heel graag van dienst, maar het moet natuurlijk wel in de agenda en in de planning passen en op korte termijn lukt het niet om het dan op te pakken.
-Nota: graag vooraf betalen
In nagenoeg alle gevallen zullen we u vragen of u de nota vooraf wilt betalen. Dank!
Planning en afronding
Wilt u met het bovenstaande rekening houden met uw planningen?
Dank voor uw aandacht en we hopen dat het bovenstaande uitlegt en verduidelijkt waarom het soms zo lang duurt voordat uw dossier aan de beurt is.
We doen ons best met ons team en alhoewel de wachttijden wat lang zijn hebben we ook vernomen van wachttijden bij andere notarissen die nog veel langer zijn.
U bent dus bij ons nog steeds aan het juiste adres en we zijn graag van dienst, maar uw afspraak maken we het liefste na alle andere afspraken en uw dossier moeten we even onderop de stapels leggen, omdat alle andere dossiers eerst binnen waren.
Met weekplanningen, wat minder telefonische bereikbaar zijn (wat we ook vervelend vinden) en het voornemen niet direct op elk e-mailbericht te reageren hopen we op deze wijze zo efficiënt mogelijk te werken en zo doen we ons best u zo goed mogelijk van dienst te zijn.
Tenslotte: als we zouden moeten kiezen tussen welke dossiers we bij voorkeur doen dan vinden we dat voorrang hebben: onze bestaande klanten en lokale klanten uit Oudewater of uit de regio.
Graag tot binnenkort op kantoor!
mr A.J.W. (Arjan) Kuiper, notaris.
WERKZAAMHEDEN
De werkzaamheden die Notariskantoor Oudewater voor u kan verrichten zijn met name op onderstaande gebieden, de drie grote "staanders" waarop notariële dienstverlening is gebaseerd.
Op deze subsite zullen de voor u van belang zijnde wetswijzigingen worden gepubliceerd, eenvoudig en overzichtelijk: per rechtsgebied. Zo weet u of het weer eens tijd is voor een bezoek aan de notaris!
ONROEREND GOED
- advies bij het aangaan van een koopovereenkomst;
- het opstellen van een koopovereenkomst;
- het in eigendom overdragen van registergoederen,
- het vestigen van zakelijke rechten zoals hypotheek, alsmede rechten van erfpacht en opstal;
- het splitsen in appartementsrechten.
U kunt hier brochures downloaden, te weten:
UBO-verklaring
Wij dienen te controleren wie de Uiteindelijk Belanghebbende (ook UBO-verklaring genoemd, waarbij UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner) is van een bepaalde partij. Om die reden kunt u gevraagd worden een UBO verklaring te downloaden en in te vullen. U vindt deze hier.
ONDERNEMINGSRECHT
- het oprichten van een (naamloze – of besloten) vennootschap;
- het oprichten van een vereniging of stichting;
- het wijzigen van statuten van een naamloze – of besloten vennootschap, vereniging of stichting;
- het verzorgen van aandelenoverdrachten;
- het certificeren van aandelen.
UBO-verklaring
Wij dienen te controleren wie de Uiteindelijk Belanghebbende (ook UBO-verklaring genoemd, waarbij UBO staat voor Ultimate Beneficial Owner) is van een bepaalde partij. Om die reden kunt u gevraagd worden een UBO verklaring te downloaden en in te vullen. U vindt deze hier.
FAMILIEPRAKTIJK
- het opstellen van akten van huwelijkse voorwaarden, samenlevingsovereenkomsten, testamenten, schenkingen en aangiften voor de erfbelasting;
- behandeling van nalatenschappen;
- overdracht van vermogen naar de volgende generatie (estate-planning) o.a. schenkingen.
Actueel over het nieuwe huwelijksvermogensrecht:
In 2018 is de wettelijke regeling veranderd voor mensen die met elkaar trouwen of die met elkaar een partnerschap registreren.
De basis is nog steeds de gemeenschap van goederen, maar sommige dingen blijven privé en worden daarvan uitgezonderd, met als belangrijkste hoofdregel dat alles dat er was voor het huwelijk of partnerschap wordt uitgesloten van het gemeenschappelijk zijn. U kunt hier de nieuwe KNB brochure downloaden, getiteld: "samen verder".
Over testamenten: in 2010 is de nieuwe erfbelastingwetgeving actueel geworden. De tarieven voor kinderen zijn hoger geworden. In 2010 hebben veel mensen om die reden kinderen onterfd bij het eerste overlijden en een tweetrapstestament in het leven geroepen. Maar: in 2013 is de AWBZ wetgeving (thans WLZ) weer veranderd, waardoor het weer beter is om juist wel een grote vordering als kind te krijgen bij het eerste overlijden. Dat kan trouwens ook mooie gevolgen hebben voor de erfbelasting bij het tweede overlijden. Een goede balans is anno nu van belang. En heeft u oude testamenten? Dan kan het fiscaal goed mis gaan met renteclausules... Laat uw testamenten dan ook nu checken!
U vindt onze infokaart hier. Die gaat ook over schenken op papier, levenstestamenten en andere van belang zijde notariële zaken.
Actueel: levenstestamenten
Steeds meer mensen maken levenstestamenten. Aan wie geeft u het vertrouwen ingeval u het zelf niet meer kunt? Regel het nu voor later. Levenstestamenten zijn in opmars; komt u snel langs voor een goed advies en voorkom dat het later niet goed is geregeld.
In april 2016 is er nieuwe campagne van start gegaan van de KNB, zie www.wievandedrie.nl.
Download u hier een checklist als u binnenkort langs wilt komen op kantoor.
Actueel: u kunt via deze site KNB brochures downloaden
Dit betreffen de navolgende:
- Hoe regel ik mijn nalatenschap?
- Samen verder, wat moeten wij nog extra regelen (de nieuwe brochure van de KNB);
- Samen verder, wat moeten wij nog extra regelen (over samenwoners of mensen die gaan trouwen, let op dit is de oude versie van de brochure);
- Wie geef ik het vertrouwen (voor levenstestamenten en dergelijke).
Verder kunt u hier de cijfers downloaden voor de erfbelasting en schenkingsvrijstellingen en tarieven.
Checkt u deze site regelmatig!